Отдел делопроизводства и специальной работы

Начальник отдела

Азаренко
Михаил Васильевич

Структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Республики Беларусь, непосредственно осуществляющим работу по организации службы документационного обеспечения управления, защите государственных секретов, мобилизационной подготовки, мобилизации и гражданской обороны является отдел делопроизводства и специальной работы.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ:

• Оперативное документационное обеспечение деятельности Министерства, установление единого порядка документирования, организации работы с документами, их учета и хранения, подготовка документов к передаче в ведомственный и государственный архивы;
• разработка и внедрение нормативных документов по оптимизации документооборота и совершенствованию системы делопроизводства в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства и судах;
• осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и организациями системы Министерства законодательных актов, указов, постановлений, распоряжений и поручений вышестоящих органов государственного управления, решений коллегий Министерства, приказов и указаний Министра;
• подготовка справочных и аналитических материалов по документообороту в Министерстве, а также по вопросам работы с обращениями граждан;
• осуществление защиты государственных секретов в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства и судах;
• проведение работы по мобилизационной подготовке, мобилизации и гражданской обороны в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства и судах.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:

• Организация и оптимизация документооборота в центральном аппарате Министерства, регистрация и учет документов, их оперативный поиск, подготовка документов к докладу руководству Министерства, осуществление работы по исполнению поручений руководства Министерства и передачи документов на рассмотрение в структурные подразделения;
• организационно-методическое руководство работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Министерства;
• осуществление контроля за правильностью оформления документов в центральном аппарате Министерства;
• рассылка в установленном порядке нормативных актов издаваемых в Министерстве и других исходящих документов;
• разработка бланков писем и общих бланков документов;
• регулирование хода исполнения документов, контроль их прохождения и исполнения в установленные сроки, обобщение сведений о результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства Министерства по данным вопросам;
• сбор, изучение и подготовка информации, аналитических справок по работе с документами и обращениями граждан в центральном аппарате Министерства и организациях системы Министерства;
• составление сводной номенклатуры дел центрального аппарата Министерства, обеспечение единого порядка отбора, учета и хранения документов, образующихся в деятельности Министерства, их передача в ведомственный архив и на государственное хранение;
• организация работы ведомственного архива в соответствии с законодательством Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Департамента по архивам и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь;
• организация работы по защите государственных секретов и ведению секретного делопроизводства в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства и судах;
• организация работы по мобилизационной подготовке, вопросам мобилизации и гражданской обороны в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства и судах.